¿Cómo se organiza un evento? DIY Hunters Day 3

¡Hola creativos!

Hoy quería compartir con vosotros lo que pasó el sábado 17 de junio en Madrid. Sí, lo sé, ya ha pasado más de un mes. Pero, ¿alguna vez os habéis preguntado cómo es un evento por dentro y cómo se hace para que todo salga bien? Pues hoy os cuento mi experiencia.

El DIY Hunters Day es un evento anual del bloggers del mundo Do It Yourself, organizado por Yo Dona y Handbox, por el que pasan más de 300 personas que comparten una misma afición por el DIY. Por la mañana hay ponencias de bloggers, mesas redondas y un market. Y por la tarde, después de comer,  dos rondas de talleres. El año pasado lo descubrí, me compré la entrada para no perdérmelo y me fui con mi madre a diyear mucho.  Y quien me iba a decir que un año después yo sería parte del equipazo de Handbox que lo organiza.

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El evento se empieza a montar meses y meses antes, lo primero es elegir la fecha y conseguir los patrocinadores, que será lo que fije el presupuesto para poder elegir el lugar. Este año, volvió a ser en el Impact Hub Next.

Después, se contacta con los bloggers que darán las ponencias y los talleres de cada marca. Así parece todo fácil, pero la verdad es que hay mucha incertidumbre y tensión, porque a veces hasta las últimas semanas no sabes si una marca entra o no. Llamadas de teléfonos, viajes, reuniones, mails, skype… Aquí las que consiguen que todo salga adelante son Diana y Esther, las creadoras de toda esta fiesta del DIY ¡hurra!

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Yo Dona ©lalaserrano

Y claro, una vez elegido el espacio se hacen los planos de distribución: dónde va cada marca en el market, cada mesa de taller…

A la vez, se va creando la imagen del evento, partiendo de una lluvia de ideas en equipo y unas cuantas propuestas. Por así decirlo nosotros creamos la idea y las imágenes y luego los chicos de Unidad Editorial Eventos se encargan de adaptarlo al Photocall, cartelería, folletos… Y algunos detalles como las acreditaciones o las chapas si los llevamos nosotros hasta el final.

Para mi, al ser el primer evento en el que participaba de verdad (ya no se trataba de un trabajo de la carrera que se queda sobre el papel) ver cómo esas fotos, que has hecho de las manos de tu compi con las herramientas y que te has tirado horas recortando en Photoshop al milímetro, están en grande en el escenario. ¡Lo flipas y no puedes evitar sonreír y sentirte muy orgullosa!

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Yo Dona ©lalaserrano

Pero ya me estoy adelantando… Que antes de todo eso, están los presupuestos de los materiales y los pedidos. Os puedo asegurar que los excell no son lo más divertido.

También hay que mencionar las redes sociales de Handbox y Diy Hunters Day, para las que se hacen unas cuantas creatividades y publicaciones semanales para anunciar a todas las marcas, ponentes y talleres.

Y antes del evento, tocó preparar algunas acciones previas, como el Master Diyer con Opitec (tenéis que pinchar, que no sabéis lo que me reí editándolo).

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La verdadera locura llega la semana de antes, cuando el estudio se empieza a llenar de cajas y cajas de las marcas. Y tienes que distribuirlo todo en otras cajas por talleres según las listas impresas ¡y son 24 talleres! Días que llegas cuando amanece y te vas cuando anochece para que todo esté listo. Lo mejor, es que cuando crees que lo tienes todo controlado llega otra tanda de cajas, y no dos o tres, sino a lo mejor unas diez. O toca coger el coche e ir a por más materiales, aunque yo de esa parte me libré. Eso sí, esa semana aprendí muchísimo y rápido con mi compi Cris, una buena dosis de logística y tetris.

Y todo esto acompañado de mucho DIY hasta el último momento. Pintando ruedas con spray, montando unas estanterías y decorándolo todo con trapillo.

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El viernes antes del evento llegó el camión a recogerlo todo al estudio para llevarlo al almacén del Impact Hub Next. Y mientras imprimes los últimos detalles y editas un vídeo contrarreloj con el estudio ya vacío, llega una caja enorme que no debía estar ahí. Y más llamadas y mensajeros.

La tarde del viernes en el Impact Hub Next, ves a todo el mundo trabajar e ir de un lado para otro. Los técnicos con el escenario y todo el tema del sonido, los azafatos con los welcome packs y ayudándonos a colocar toda la decoración del Photocall. Cada marca montando su stand. Los bloggers viniendo a revisar sus materiales y ayudándonos en lo que podían. La verdad, que más que estrés había muy buen rollo. Y cuando está todo listo ya toca irse a dormir.

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Si os cuento como empezó el día del evento en mi casa no os lo creéis. Yo no suelo tomar café, pero ese día lo necesitaba y cuando me quedaba el último trago se me cayó encima. Y claro, yo ya iba con la camiseta corporativa que tenía que llevar y blanca. ¡Keep calm & mi madre lo solucionó en un momento con fairy! Y nos fuimos en el coche rumbo al evento, porque mi madre estaba invitadísima y me hacía ilusión que me acompañase.

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Por si te lo estás preguntando, mi madre. Foto: ©lalaserrano

Cuando llegué al evento ya había cola fuera y todo. Así que me colgué mi acreditación, dejé el bolso en el almacén y me fui a mi sitio junto con Cris y Silvia para recibir a todos y acreditarlos. Entrabais y nos ibais diciendo vuestro nombre y los dos talleres a los que queríais apuntaros. De esta forma, todos los talleres tenían un mínimo de personas para realizarse.

1 recepcion organizacion de eventos blogger

 

Mientras están las ponencias, ¿os imagináis que se hace? Instastories a tope, porque hay que mencionar a todos. Y picotear entre horas para coger fuerzas, eso también. Después de las primeras ponencias seguimos apuntando a la gente que quedaba a los talleres mientras desayunaban.

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En la segunda ronda de ponencias ya me pude sentar un rato a disfrutar de las mesas redondas de youtubers e instagramers, que la verdad no quería perdérmelas. Y tuvimos sorpresón todas las chicas del equipo Handbox. De repente, nos hicieron subir al escenario y nuestras queridas jefas nos regalaron unas flores por nuestro esfuerzo y dedicación para que el evento hubiese salido adelante. ¡Sin palabras!

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Después de tantas emociones tocaba comer, mientras los encargados colocaban las mesas para los talleres. Y claro que organizar el evento tiene sus ventajas, nos fuimos al catering a por unos cuantos platos para picar y nos sentamos a comer, porque no teníamos mucho tiempo.

Por la tarde, había dos turnos. Cada uno de 12 talleres. En el primero estuve ayudando en el taller de Canon, imprimiendo fotos con el móvil.

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Y en el segundo, me tocaba a mi impartir mi propio taller. Que de llevar todo el día acelerada, no estuve nada nerviosa, y eso que era mi primera vez. Hicimos unos cuadros decorativos con una piñas tropicales de flores. Los materiales fueron cedidos por las marcas patrocinadoras del evento: los marcos y las flores por Bauhaus, el pegamento por Ceys y las mesas de corte de Opitec.

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Y me encantó la experiencia, mis alumnas fueron un encanto y les dio tiempo a terminarlo a todas.

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¡Y aquí la fiesta del DIY acaba para los visitantes! Se van a la salida y les dan un welcome pack lleno de regalos. Pero a nosotros nos tocaba recogerlo todo y llevarlo hasta otro almacén. Otra vez una buena dosis de tetris y energía. Cuando está todo listo y recogido, nos cogemos nuestras buenas bolsas al hombro y obviamente nos fuimos a tomarnos algo para celebrarlo.

¿Os pensáis que acaba aquí el evento? La semana siguiente llega el camión cargadito y nos vuelve a llenar el estudio de cajas. Y toca colocarlo todo en el sótano, pero ya con más calma.

Y así viví yo este DIY Hunters Day 3. Al volver a escribirlo todo he vuelto a sentir ese chute de energía, prisas y sonrisas. Porque es lo que tiene que te guste tu trabajo. Gracias  a todos los que lo hicisteis posible y en especial al equipazo de Handbox por confiar en mi para montar la tercera fiesta del DIY.

¿Os ha parecido interesante? ¿Habéis estado en este evento? Nos vemos en los comentarios.

¡Hasta la próxima! Mientras tanto nos vemos por instagram y facebook, que cómo siempre os adelanto lo que estoy haciendo.

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